「プレスリリースを書いてほしい」と言われたものの、何から手をつければいいのかわからない。そんな広報1年目の方は少なくありません。
プレスリリースは、企業や団体の情報をメディアに届けるための「公式文書」です。正しい書き方を身につければ、新聞やテレビ、Webメディアに取り上げられるチャンスが格段に広がります。
この記事では、専門用語を使わず、初めてプレスリリースを書く方でも今日から実践できる7つの鉄則をお伝えします。
鉄則1：プレスリリースの目的を正しく理解する
プレスリリースは「広告」ではありません。記者やメディア関係者に対して、ニュースとして取り上げる価値のある情報を提供する文書です。
重要なのは、読み手が「記者」であるということ。記者は毎日何十通ものプレスリリースを受け取っています。その中から記事にする価値があるものを選んでいるのです。
つまり、プレスリリースの目的は次の2つに集約されます。
- 記者に「これはニュースになる」と判断してもらうこと
- 記事を書くために必要な情報を過不足なく伝えること
自社の宣伝をしたい気持ちはわかりますが、まずは「記者にとって有益か」という視点を持つことが成功への第一歩です。
鉄則2：5W1Hを最初の段落に盛り込む
プレスリリースの基本構成で最も重要なのが「5W1H」です。最初の段落（リード文）には、以下の6つの要素を必ず入れましょう。
- Who（誰が）：発表主体の企業名・団体名
- What（何を）：新商品、新サービス、イベントなど
- When（いつ）：発売日、開催日、開始時期
- Where（どこで）：販売場所、開催地域
- Why（なぜ）：開発背景、実施理由
- How（どのように）：提供方法、参加方法
記者は冒頭を読んだだけで「記事にするかどうか」を判断します。最初の200文字で勝負が決まると考えてください。
鉄則3：タイトルは「具体的な数字」と「新規性」で勝負する
タイトルはプレスリリースの命です。良いタイトルには、次の3つの要素が含まれています。
数字を入れる
「売上が伸びた」よりも「売上が前年比150%に成長」の方が具体的で説得力があります。数字は客観性を担保し、記者の信頼を得る武器になります。
新規性を明示する
「業界初」「地域初」「新発売」など、何が新しいのかを明確にしましょう。ニュースとは「新しいこと」です。新規性がなければ、そもそもニュースになりません。
専門用語を避ける
社内では当たり前の言葉でも、外部には伝わらないことがあります。中学生でも理解できる言葉を選びましょう。
悪い例：「AIソリューションを活用した次世代型CRMの提供開始」
良い例：「顧客対応を自動化する新システム、中小企業向けに月額3万円で提供開始」
鉄則4：本文は「逆三角形」で構成する
新聞記事と同じく、プレスリリースも「逆三角形」の構成が基本です。最も重要な情報を冒頭に置き、詳細情報は後半に回します。
推奨する構成は次のとおりです。
- タイトル：30〜40文字で要点を伝える
- リード文：5W1Hを含む概要（200文字程度）
- 本文：詳細な説明、背景、特徴（400〜600文字）
- 会社概要：企業情報、所在地、設立年など
- 問い合わせ先：担当者名、電話番号、メールアドレス
全体の文字数は800〜1200文字が目安です。長すぎると読まれず、短すぎると情報不足になります。
鉄則5：配信タイミングを戦略的に選ぶ
同じ内容でも、配信するタイミングによってメディアへの露出は大きく変わります。
避けるべき日時
- 月曜日の午前中（週末に溜まった案件の処理で多忙）
- 金曜日の午後（週末に入り対応が遅れる）
- 大きなニュースがある日（選挙、災害、大型イベントなど）
おすすめの配信タイミング
- 火曜日〜木曜日の午前10時〜11時
- 記者が記事を書く時間的余裕がある時期
また、季節の行事や記念日に合わせた情報発信も効果的です。たとえば、防災関連の商品であれば9月の防災の日に合わせて配信するなど、社会的な関心と自社の情報を結びつける工夫をしましょう。
鉄則6：よくある失敗を避ける
初心者がやりがちな失敗パターンを知っておくことで、同じ轍を踏まずに済みます。
失敗例1：宣伝色が強すぎる
「最高の」「画期的な」「革新的な」といった形容詞の多用は逆効果です。客観的な事実と数字で価値を伝えましょう。
失敗例2：問い合わせ先が不明確
担当者名がない、電話番号が代表番号のみ、といったケースは記者の取材意欲を削ぎます。直接連絡が取れる担当者の情報を必ず記載してください。
失敗例3：添付資料がない
商品写真や関連データがないと、記者は記事を書くことができません。高解像度の画像データを必ず用意しましょう。
失敗例4：配信先を絞り込んでいない
全国紙から地方紙、業界紙まで同じ内容を一斉送信するのは非効率です。自社のニュースに関心を持ちそうなメディアをリストアップし、優先順位をつけて配信しましょう。
鉄則7：配信後のフォローを忘れない
プレスリリースは配信して終わりではありません。掲載されたかどうかを確認し、掲載された場合はお礼の連絡をしましょう。
また、反応がなかった場合も振り返りが重要です。なぜ取り上げられなかったのか、タイトルは魅力的だったか、配信タイミングは適切だったか。次回に活かすための分析を怠らないでください。
掲載実績は社内で共有し、広報活動の成果として可視化することも大切です。
まとめ：今日から実践できる7つの鉄則チェックリスト
最後に、プレスリリースを書く前に確認すべき7つの鉄則をチェックリストにまとめます。
- 記者にとってニュース価値があるか確認したか
- リード文に5W1Hが含まれているか
- タイトルに具体的な数字と新規性があるか
- 逆三角形の構成になっているか
- 配信タイミングは戦略的に選んだか
- 宣伝色を排除し、客観的な表現になっているか
- 問い合わせ先と添付資料は準備できているか
プレスリリースは、練習と経験を重ねることで必ず上達します。最初から完璧を目指す必要はありません。まずは今回紹介した7つの鉄則を意識しながら、1本目のプレスリリースを書いてみてください。
メディアに取り上げられる喜びを、ぜひ体験していただければと思います。