地域Webメディア編集長が勧める！「プレスキット」を常備しておくと取材対応がラクになる理由

広報・PR実践コラムも第11弾となりました。今回は「中止・延期の連絡マナー」に続いて、リリースを送る前の準備として便利な「プレスキット」についてお話しします。

プレスキットと聞くと大げさに感じるかもしれませんが、要は「編集部からよく聞かれる情報」をあらかじめひとまとめにしておくだけのものです。これがあるかないかで、取材対応のスピードが大きく変わります。

なぜ「プレスキット」があるとラクになるのか

私たち編集部は、記事を書く際に会社概要やロゴ、代表者のお写真など、リリース本文に書かれていない周辺情報をお願いすることがよくあります。毎回同じような内容を聞いて、毎回ゼロから探していただくのは、双方にとって手間です。あらかじめまとめておいていただければ、編集部から連絡が来たときも「このリンクをご覧ください」の一言で済みます。

編集部が「その都度お願いする」ことになりがちな3つの情報

情報①：会社概要・正式な表記

正式な会社名の表記（株式会社が前か後か）、設立年、代表者名の正しい漢字。細かい部分ですが、記事にする際には必ず正確な表記が必要になります。

情報②：ロゴデータ

Webサイトに載っているロゴ画像は、背景が白抜きになっていなかったり、解像度が低かったりして、そのまま記事に使いづらいことがあります。背景が透過された、ある程度大きいサイズのロゴデータがあると助かります。

情報③：代表者・担当者の顔写真

インタビュー形式の記事や、代表者コメントを掲載する際に、お写真をお願いすることがあります。証明写真のようなかしこまったものでなくて構いませんが、横位置で明るく撮られたものがあると使いやすくなります。

プレスキットに入れておくと喜ばれる3点セット

• ①会社概要（1枚で完結するテキストやPDF）：正式名称、設立年、事業内容、所在地、代表者名をまとめたもの。
• ②ロゴデータ（背景透過・複数サイズ）：PNG形式で、できれば横長・正方形など数パターン。
• ③代表者写真（横位置・高解像度）：自然な表情の一枚で十分です。

この3点があるだけで、編集部からの追加の問い合わせがぐっと減り、記事化までのやり取りもスムーズになります。

【実践】まずはGoogleドライブのフォルダひとつから始めよう

凝ったデザインのプレスキットを用意する必要はありません。Googleドライブなどのフォルダに、会社概要・ロゴ・代表者写真をまとめて入れておき、その共有リンクをプレスリリースの署名欄に添えておくだけでも十分です。役職の変更や店舗の増加があった際には、忘れずに中身を更新しておくことをおすすめします。

まとめ：準備しておくほど、やり取りは早くなる

プレスキットは、編集部のためだけでなく、送り主様自身の手間を減らすためのものでもあります。一度作ってしまえば、次にリリースを送るときも、取材依頼が来たときも、同じものを使い回せます。

まずは会社概要とロゴだけでも構いません。ぜひひとつのフォルダにまとめてみてください。

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