地域Webメディア編集長が伝授！イベントの「中止・延期」を伝える正しい連絡マナー

広報・PR実践コラムも第10弾となりました。今回は「動画素材」に続いて、イベントの「中止・延期」を伝えるときの連絡マナーについてお話しします。

天候や会場の都合など、イベントの中止・延期はどうしても避けられない場面があります。ただ、その伝え方ひとつで、読者への影響も、編集部の対応スピードも大きく変わります。今回も編集現場の実感として、率直にお伝えします。

なぜ「中止・延期の連絡」は特に気を遣う必要があるのか

新商品の告知などと違い、イベントの中止・延期は、すでにそのイベントに行くつもりでいる読者の予定に直結します。古い情報のまま記事が残っていると、実際に会場まで足を運んでしまう方が出てくるかもしれません。だからこそ、私たち編集部としても、この連絡だけは最優先で対応するようにしています。

編集部が困る中止・延期連絡の3大NGパターン

NGパターン①：直前になってようやく連絡が来る

開催当日や前日ギリギリの連絡では、記事の修正が間に合わないことがあります。判断が難しい状況であっても、「中止の可能性がある」という一報だけでも早めにいただけると、編集部としても準備ができます。

NGパターン②：「中止」か「延期」かがあいまいなまま

「今回の開催については見送らせていただきます」という表現だけでは、完全に中止なのか、日程を改めて開催するのかが読み取れません。編集部としても、記事をどう修正すればよいか判断に迷ってしまいます。

NGパターン③：SNSだけで告知して、掲載メディアには連絡なし

自社のSNSでは告知していても、記事を掲載している各メディアには個別に連絡が来ていない、というケースがあります。読者は必ずしもSNSを見ているとは限らないため、掲載メディア側にも忘れずに連絡していただく必要があります。

迅速に対応してもらえる中止・延期連絡の3つのコツ

コツ①：わかった時点で、すぐに一報を入れる

正式な発表文がまだ整っていなくても構いません。「中止の可能性が高くなっています、詳細は追ってご連絡します」という一報だけで、編集部は先に準備を始められます。

コツ②：件名に「【中止】」「【延期】」と明記し、新しい日程があれば併記する

件名を見ただけで状況が伝わると、他の連絡に埋もれず優先的に対応できます。延期の場合は、新しい開催日が決まっていれば、その時点で分かる範囲で構わないので一緒に伝えていただけると助かります。

コツ③：掲載してもらっているメディアを、事前にリストアップしておく

イベントを告知する段階で、どのメディアに掲載してもらったかを控えておくと、いざという時に連絡漏れを防げます。中止・延期はいつ起こるか分からないからこそ、日頃からの備えが安心につながります。

【実践】延期の場合、次の告知もスムーズにするために

新しい日程が決まったら、最初にイベントを告知した時と同じ体裁で、あらためてリリースを送っていただくのがおすすめです。その際、「荒天のため延期となりましたが、〇月〇日に開催いたします」のように、延期に至った経緯を一言添えていただけると、読者にも自然に伝わります。

まとめ：伝え方ひとつで、読者の混乱を防げる

中止・延期は誰にとっても望ましいものではありませんが、伝え方次第で、読者を混乱させずに済みます。分かった時点ですぐ連絡、件名で状況を明確に、掲載メディアにも漏れなく。この3つを意識していただくだけで、私たち編集部の対応もスムーズになります。

もしもの時のために、イベント告知の際は、掲載してもらったメディアの一覧をメモしておくことをおすすめします。

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