地域Webメディア編集長が助言！掲載後の「訂正・お詫び」の正しい伝え方

広報・PR実践コラムも第8弾となりました。今回は「地元メディアと全国メディアの違い」に続いて、掲載後に内容の誤りが見つかってしまったときの「訂正・お詫び」の伝え方についてお話しします。

日付や価格、固有名詞など、どれだけ気をつけていても間違いはゼロにはできません。大切なのは間違えないことだけでなく、間違えた後にどう伝えるかです。ここでの対応ひとつで、その後の信頼関係が大きく変わります。今回も編集現場の実感として、率直にお伝えします。

なぜ「訂正の伝え方」が大事なのか

間違いそのものよりも、間違いに気づいた後の連絡が遅かったり、あいまいだったりすることのほうが、実は信頼を損ないます。私たち編集部としても、間違いは起こりうるものだと理解しています。だからこそ、気づいた時点で速やかに、かつ具体的に伝えていただけると、むしろ「きちんとした対応をしてくれる会社さんだ」という印象につながります。

編集部が困る訂正依頼の3大NGパターン

NGパターン①：訂正箇所を明示せず「直しておいてください」とだけ

「一部内容に誤りがありましたので、修正をお願いします」とだけ書かれていると、編集部側は記事全体を最初から読み直して誤りを探すことになります。どこが、どう間違っているのかが分からないと、対応にも時間がかかってしまいます。

NGパターン②：通常の新規リリースと同じ形式で長文で送ってくる

訂正の連絡なのか、新しいお知らせなのかが件名や本文から判断しづらいケースがあります。通常のリリースと同じ体裁で送られると、他のメールに埋もれて、訂正対応が後回しになってしまうことがあります。

NGパターン③：SNSでの発信が先、メディアへの連絡が後回し

自社のSNSでは訂正済みなのに、記事を掲載しているメディアには連絡が来ていない、というケースも見られます。掲載メディアの数だけ情報が古いまま残ってしまうため、気づいた時点で、関係するメディアすべてに連絡する意識を持っていただけると助かります。

スムーズに直してもらえる訂正依頼の3つのコツ

コツ①：件名に「【訂正のお願い】」と明記する

件名を見ただけで訂正の連絡だと分かれば、編集部としても優先的に確認できます。通常のリリースと混ざらないよう、件名の冒頭に一言加えるだけで対応スピードが変わります。

コツ②：「誤」「正」で該当箇所をひと目でわかるようにする

「誤：9月30日開催　→　正：10月7日開催」のように、変更前と変更後を並べて書いていただくと、編集部は該当箇所を探す手間なく、すぐに修正作業に入れます。

コツ③：訂正の理由・背景を一言添える

「会場の都合により日程が変更になりました」のように、簡単でよいので理由を添えていただけると、単なる誤記ではなく、状況の変化によるものだと伝わり、編集部としても安心して対応できます。

【実践】そもそも間違いを防ぐには

送信前に、日付・価格・固有名詞（店名や人名など）だけを声に出して読み上げてみてください。黙読では見落としがちな誤りも、声に出すことで気づきやすくなります。可能であれば、書いた本人以外のもう一人が最終チェックをする、というひと手間も効果的です。私たち編集部でも、公開前には別の担当者による確認を必ず挟むようにしています。

まとめ：間違いへの向き合い方が、信頼を作る

間違いをなくすことは大切ですが、それ以上に、間違いに気づいたときにどう動くかが問われています。件名で分かりやすく、変更点を明確に、理由も添えて。この3つを押さえていただければ、私たち編集部も迅速に対応でき、結果的に「丁寧な会社さんだ」という印象にもつながります。

もし掲載後に誤りに気づいたら、慌てずに、まずは訂正内容を整理してから連絡してみてください。

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