鹿児島県は古来から災害に苦しめられている土地です。
台風、大雨、地震、そして桜島。
自然は大きな恵みを与えてくれる一方で、大変な試練を課す存在でもあります。
最近でも桜島の噴火が続き、「いざというとき、どうするんだろう」と考える方もいらっしゃると思います。
鹿児島の学校では防災訓練や教育がされていますが、企業がどのように災害を乗り切るかはなかなか学ぶ機会が少ないのではないでしょうか。
今回は、身の回りで起こるであろう危機について考えどのように動くべきか、普段から考えておくべきポイントをご紹介しようと思います。
～桜島噴火・豪雨に備える平時の戦略と、ステークホルダーとの信頼構築～
鹿児島県は、美しい自然に恵まれる一方で、台風の常襲地帯であり、梅雨前線や秋雨前線による集中豪雨、そして日常的に噴煙を上げる桜島をはじめとする火山群、さらには南海トラフ地震などによる地震・津波のリスクを常に抱える、まさに「災害県」と言える地域です。私たち企業にとって、これらの自然災害は決して他人事ではなく、事業継続を根底から揺るがしかねない重大な危機です。
災害が発生した際、企業がどのように対応するかは、従業員の安全、事業の存続はもちろんのこと、顧客や取引先、地域社会からの信頼を大きく左右します。本記事では、鹿児島県の企業が「もしも」の事態に的確に対応し、事業を継続していくために不可欠な「BCP（事業継続計画）」の策定と、平時・有事における「広報」の役割について、具体的なナレッジとして深掘りしていきます。
なぜ鹿児島県の企業にこそ危機管理とBCPが不可欠なのか？
まず、私たち鹿児島県の企業が、なぜ特に危機管理とBCP（事業継続計画）の策定に真剣に取り組む必要があるのか、その背景と理由を再確認しましょう。
1. 鹿児島県が抱える多様な災害リスク
- 気象災害:
- 台風・集中豪雨: 例年のように大型台風が接近・上陸し、広範囲での浸水、土砂災害、河川の氾濫、ライフラインの寸断などを引き起こします。
- 桜島の降灰・噴石: 日常的な火山活動による降灰は、交通機関の麻痺、農作物への被害、健康被害などを及ぼします。大規模噴火の際には、より深刻な被害が想定されます。
- 火山災害:
- 桜島の大規模噴火: 広範囲への火砕流、大きな噴石、大量の火山灰による被害。避難計画の策定が必須です。
- その他の火山: 霧島連山、開聞岳など、県内には複数の活火山が存在します。
- 地震・津波災害:
- 南海トラフ巨大地震: 発生すれば、鹿児島県にも震度6強～7の揺れや高い津波が到達する可能性があります。
- 日向灘や薩摩半島西方沖の地震: これらも津波を伴う可能性があり、沿岸部の企業は特に警戒が必要です。
2. 災害が企業活動に与える深刻な影響
これらの災害は、企業活動に以下のような多岐にわたる深刻な影響を及ぼします。
- 直接的被害:
- 従業員の生命・身体への危険、出社困難。
- 社屋、工場、店舗、設備、在庫などの損壊・浸水。
- 電気、ガス、水道、通信といったライフラインの寸断。
- 間接的被害（サプライチェーンの寸断など）:
- 原材料の調達難、製品の出荷停止。
- 交通網の麻痺による物流の停滞。
- 主要な取引先の被災による連鎖的な影響。
- 経済的損失:
- 事業中断による売上・利益の逸失。
- 復旧コストの発生、資金繰りの悪化。
- 顧客離れによる市場シェアの低下。
- 信用の失墜・風評被害:
- 災害時の対応の不手際による企業イメージの悪化。
- 不確かな情報やデマによる風評被害。
3. BCP（事業継続計画）とは何か？
このような深刻な事態を回避し、企業が生き残るために不可欠なのがBCP（Business Continuity Plan：事業継続計画）です。
BCPとは、災害や事故などの緊急事態が発生した際に、中核となる事業を中断させない、あるいは万が一中断しても可能な限り短い時間で復旧させるための方針、体制、手順などを事前に具体的に定めておく計画のことです。
BCP策定の目的は多岐にわたります:
- 従業員とその家族の安全確保（最優先）
- 顧客への製品・サービス供給の継続、または早期再開
- 取引先との信頼関係の維持
- 経営資源（ヒト・モノ・カネ・情報）の損失最小化
- 企業価値の維持・向上、社会的責任の遂行
BCPは、単に災害からの「復旧」を目指すだけでなく、事業を「継続」させることに主眼を置いた、より積極的で戦略的な取り組みと言えます。また、被害を最小限に抑えるための初動対応を中心とした「危機管理（クライシスマネジメント）」とは密接に関連し、BCPはその危機管理体制を土台として機能します。
平時から取り組むべきBCP策定と準備 ～広報の視点も交えて～
BCPは、災害が発生してから慌てて作るものではありません。平時から周到に準備し、組織全体で共有しておくことが極めて重要です。広報担当者も、この策定プロセスに積極的に関与すべきです。
BCP策定の基本的なステップ
- 基本方針の確立と経営層のコミットメント:
- 「何のためにBCPを策定するのか」「最優先で守るべきものは何か（例：人命、中核事業、ブランド）」といった基本方針を明確にします。経営トップがBCPの重要性を認識し、策定を主導する強い意志を示すことが全ての始まりです。
- リスク評価と事業影響度分析（BIA）：
- 鹿児島県特有の災害リスク（前述）を具体的に洗い出し、それぞれの災害が自社の事業にどのような影響を与えるのか（例：社屋損壊の可能性、サプライチェーン寸断の可能性、従業員の出社困難度など）を分析・評価します。ハザードマップの確認も必須です。
- 中核事業の特定と目標復旧時間（RTO）の設定:
- 万が一、事業が中断した場合に、会社の存続や顧客への影響が最も大きい「中核事業」を特定します。
- そして、その中核事業を「いつまでに復旧させるか」という目標復旧時間（Recovery Time Objective: RTO）を設定します。これは、許容できる事業中断時間とも言えます。
- 事業継続戦略の検討と決定:
- RTOを達成するために、どのような戦略をとるかを具体的に検討します。
- 例：代替拠点（オフィス、工場）の確保、データのバックアップと遠隔保管、リモートワーク体制の整備、重要な業務プロセスの代替手段、主要サプライヤーの複数化、必要最低限の在庫確保、従業員の多能工化など。
- RTOを達成するために、どのような戦略をとるかを具体的に検討します。
- BCP文書化と体制整備:
- 決定した戦略に基づき、具体的な行動手順、責任者、緊急連絡網、必要な資源などを明記したBCP文書を作成します。誰が見ても理解でき、実行可能な内容であることが重要です。
- 災害対策本部の設置手順や構成メンバー、各部門の役割分担なども明確にします。
- 教育・訓練の実施:
- 策定したBCPを全従業員に周知徹底し、その内容を理解させるための教育研修を行います。
- 定期的に様々な災害シナリオを想定した訓練（安否確認訓練、避難訓練、情報伝達訓練、代替拠点での業務訓練など）を実施し、実効性を検証します。広報部門は、情報発信訓練の企画・実施を主導する役割を担います。
- 定期的なレビューと改善:
- BCPは一度作ったら終わりではありません。事業内容の変化、社会環境の変化、訓練で見つかった課題などを踏まえ、少なくとも年に一度は内容を見直し、継続的に改善していくことが不可欠です。
平時から広報部門が準備しておくべきこと
BCPの実効性を高め、有事の際にスムーズな広報対応を行うためには、平時からの準備が鍵となります。
- ステークホルダーリストの網羅的な作成と更新:
- 従業員とその家族、顧客、主要取引先、株主・投資家、地域住民、行政機関（県、市町村、消防、警察など）、業界団体、そしてメディア（地元紙、テレビ局、ラジオ局、通信社、Webメディアなど）。連絡先、担当者名、緊急時の連絡手段などを常に最新の状態に保ちます。
- コミュニケーションツールの整備と習熟:
- 緊急連絡網: 電話、メール、LINEなどのSNSグループ、一斉送信システム、安否確認システムなど、複数の手段を準備。
- ウェブサイト: 緊急時にトップページに重要情報を掲載できるスペースを確保。
- SNS公式アカウント: 平時から運用し、フォロワーとの関係を構築。有事の際の迅速な情報発信チャネルとして活用。
- プレスリリース配信システム: 迅速なメディアへの情報提供のために。
- 想定問答集（クライシスQ&A）の準備:
- 災害発生時にメディアや顧客から寄せられるであろう質問（例：被害状況は？従業員の安否は？事業再開の見通しは？製品供給は大丈夫か？地域への影響は？）と、それに対する標準的かつ誠実な回答を事前に準備しておきます。
- 情報発信体制の確立と役割分担:
- 広報責任者（スポークスパーソン）の決定: 誰が公式な情報発信を行うのかを明確にします。通常は経営トップまたは広報担当役員。
- 情報収集・集約ルートの確立: 各部門からの情報を広報部門に集約する流れを決めます。
- 情報発信の承認プロセス: 緊急時でも迅速かつ正確な情報を発信するための承認ルールを簡潔に定めます。
- メディア対応窓口の一本化: 複数の窓口があると情報が錯綜するため、広報部門に一本化します。
- 地域社会との連携強化:
- 自治体や消防団、地域の自主防災組織などと日頃から連携し、防災訓練への参加や情報交換を行います。災害時には、こうした連携が企業の円滑な対応や地域貢献に繋がります。
- 従業員へのBCP啓発と広報マインドの醸成:
- BCPの重要性だけでなく、災害時の情報取り扱い（SNSでの個人的な発信の注意点など）や、一人ひとりが企業の代表として見られている意識を持つことの重要性を継続的に啓発します。
災害発生！ その時、企業と広報はどう動くべきか？
実際に災害が発生した場合、企業と広報部門はパニックに陥ることなく、事前に定めたBCPと広報計画に基づき、迅速かつ的確に行動する必要があります。
フェーズ1：初動対応（発災直後 ～ 数時間以内）
- 人命安全の確保を最優先:
- 従業員の安否確認（安否確認システム、電話、SNSなど）。
- 負傷者の救護、安全な場所への避難誘導。
- 二次災害の防止（火の元の確認、危険箇所への立ち入り禁止など）。
- 情報収集と状況把握の徹底:
- 自社の被害状況（建物、設備、ライフラインなど）。
- 周辺地域の被害状況、交通情報、避難情報。
- 行政やメディアからの公式情報。
- 災害対策本部の設置と意思決定:
- BCPに基づき、速やかに災害対策本部を設置。経営トップが陣頭指揮を執り、迅速な意思決定を行います。
- 広報担当者は必ず対策本部に参画し、情報集約と発信準備を行います。
- 社内外への第一報の発信:
- 従業員とその家族へ: 企業の対応方針、安否確認の状況、安全確保の指示などを最優先で伝えます。
- ウェブサイト/SNS: 企業としての被災状況の第一報（簡潔に、事実ベースで）、問い合わせ窓口などを掲載。アクセス集中に備えた対応も考慮。
- 主要取引先・顧客へ: 状況に応じて、事業への影響が想定される場合は初期連絡。
フェーズ2：応急対応・事業復旧期（数時間 ～ 数日・数週間）
- 継続的かつ多角的な情報発信（ステークホルダー別）：
- 従業員とその家族へ:
- 安全情報、支援策（食料、水、仮設住居など）、出社の可否、業務再開の見通し、心のケアに関する情報などを継続的に、かつ丁寧に発信。不安を軽減し、連帯感を醸成します。
- 顧客・取引先へ:
- 詳細な被害状況、製品・サービスの供給への影響、復旧の見通し、代替策、問い合わせ窓口などを、誠実かつ具体的に伝えます。「いつまでに何がどうなるのか」という見通しを示すことが重要です。
- できないことはできないと正直に伝え、過度な期待を持たせないことも時には必要です。
- 地域社会・行政へ:
- 自社の被災状況の報告、地域住民への影響、企業として実施可能な支援活動（避難場所の提供、物資支援など）について情報共有し、連携を図ります。
- 株主・投資家へ（上場企業の場合）：
- 事業への影響、財務状況、復旧計画などを適時かつ公正に開示します（適時開示ルール遵守）。
- メディア対応:
- 正確・迅速・一貫性: 広報窓口を一本化し、対策本部で承認された統一情報を、できる限り早く、正確に提供します。
- 記者会見の実施検討: 被害が大きい場合や社会的な関心が高い場合は、経営トップによる記者会見を実施し、直接説明責任を果たすことが信頼回復に繋がります。十分な準備（想定問答、配布資料など）が必要です。
- 現地取材への対応: 安全を確保した上で、メディアの取材に協力することも検討します。ただし、現場の混乱を招かないよう配慮が必要です。
- デマや誤情報への対応: SNSなどを通じて不正確な情報やデマが拡散している場合は、速やかに公式ウェブサイトやSNSで訂正情報を発信します。
- 従業員とその家族へ:
- BCPの発動と中核事業の復旧作業:
- 策定したBCPに基づき、代替拠点での業務開始、サプライチェーンの再構築、従業員の再配置など、中核事業の早期復旧に向けた具体的な行動を開始します。
- 共感と支援を呼ぶコミュニケーション:
- 被災した従業員や地域社会に寄り添う姿勢、復旧に向けて全社一丸となって努力している姿を伝えることは、ステークホルダーからの理解と支援を得る上で非常に重要です。復旧作業の進捗や、従業員の頑張りを伝えることも有効です。
フェーズ3：復興・通常業務への移行期
- 復旧完了の報告と感謝の発信:
- 事業が完全に再開した際には、その旨を公式に発表し、これまでの支援や協力に対して、関係各所に感謝の意を伝えます。
- 災害対応のレビューとBCP・広報体制の見直し:
- 今回の災害対応で得られた教訓（良かった点、反省点、新たな課題など）を徹底的に洗い出し、BCPや危機管理広報マニュアルをより実効性の高いものへと改善します。これは企業の学習能力を示す上で非常に重要です。
- 地域復興への継続的な貢献:
- 企業として可能な範囲で、被災した地域の復興支援活動に継続的に取り組みます。これは、企業の社会的責任を果たすとともに、地域社会との絆を一層深めることに繋がります。
ステークホルダーとの信頼を深める危機管理広報とは
災害時という非日常において、企業の広報活動は、その真価が問われます。パニックや混乱の中で、いかにステークホルダーとの信頼関係を維持し、深めることができるかが鍵となります。
1. 平時からの信頼醸成が土台となる
災害時に突然「信頼してください」と言っても通用しません。日頃から、透明性の高い情報開示、誠実なコミュニケーション、地域社会への貢献などを通じて、ステークホルダーとの間に良好な関係を築いておくことが、有事の際の広報活動を円滑に進めるための絶対的な土台となります。
2. 危機管理広報の基本原則（SICC +α）
危機管理広報を成功させるためには、以下の原則を念頭に置く必要があります。
- Speedy（迅速性）: 情報は可能な限り早く、正確に。沈黙は憶測や不安を呼びます。
- Sincere（誠実性）: 事実を隠蔽したり、矮小化したりせず、真摯な姿勢で向き合います。謝罪すべきは潔く謝罪します。
- Sympathy（共感性）: 被災者や影響を受けた方々の心情に寄り添い、思いやりのある言葉を選びます。
- Clarity（明確性）: 誰にでも分かりやすい言葉で、簡潔かつ具体的に情報を伝えます。
- Consistency（一貫性）: 組織として発信する情報は、常に統一されている必要があります。
- Control（主導性）: 企業が主体的に情報をコントロールし、デマや憶測に振り回されないようにします。
3. 伝えるべきメッセージの核となる要素
どのような状況であっても、以下の要素をメッセージに込めることが重要です。
- 従業員の安全確保を最優先に考えていること。
- 事態を真摯に受け止め、全力を挙げて対応していること。
- 顧客や取引先への影響を最小限に抑える努力をしていること。
- 地域社会の一員として、復旧・復興に貢献する意思があること。
- 現時点で分かっている事実と、今後の見通し（不確実性も正直に伝える）。
4. 危機管理広報における「やってはいけないこと」
- 情報の隠蔽・遅延: 最も信頼を失う行為です。
- 責任逃れ・他人事のような態度: 当事者意識の欠如は厳しく批判されます。
- 憶測や未確認情報の発信: 混乱を助長します。
- 感情的な反論や攻撃的な態度: 火に油を注ぐ結果になります。
- 特定のステークホルダーのみを優遇するような情報発信: 不公平感を生みます。
- デマや風評の放置: 企業の公式見解として否定すべきものは速やかに対応します。
5. 「サイレント・マジョリティ」を常に意識する
直接的な被害者やメディアだけでなく、多くの従業員、顧客、地域住民、取引先、さらには社会全体が、企業の対応を静かに見守っています。この「物言わぬ多数派（サイレント・マジョリティ）」からの信頼を得られるかどうかが、長期的な企業価値を左右します。
鹿児島県の企業がこれから取り組むべきこと ～未来への備えを確かなものに～
災害リスクと共存する鹿児島県の企業として、未来への備えをさらに確かなものにするために、以下の取り組みを強化していくことが望まれます。
- 経営トップの強いリーダーシップと全社的な防災意識の向上: BCP策定と危機管理体制の構築は、一部の担当者任せではなく、経営トップ自らがその重要性を理解し、強力なリーダーシップを発揮して全社的に取り組むべき経営課題です。
- 「自助・共助・公助」の連携強化: 自社単独での備え（自助）には限界があります。同業他社や地域の企業間ネットワーク（共助）、そして行政機関との連携（公助）を平時から強化し、災害時には互いに支え合える体制を構築することが重要です。
- デジタル技術（DX）の積極的な活用: 安否確認システム、クラウド型情報共有ツール、リモートワーク環境の整備、ドローンによる被害状況把握など、デジタル技術を活用することで、BCPの実効性を高め、迅速な情報収集・伝達を可能にします。
- サプライチェーン全体でのリスクマネジメント: 自社だけでなく、主要なサプライヤーや委託先の被災リスクも考慮に入れ、サプライチェーン全体としての事業継続能力を高める取り組み（サプライヤーの分散化、共同備蓄など）を進めます。
- BCPの形骸化を防ぐための継続的な訓練とレビュー: BCPは「作って終わり」では意味がありません。定期的な訓練（机上訓練、実動訓練）を通じて課題を抽出し、BCPを常に最新の状態にアップデートし続けることで、その実効性を維持・向上させます。
- 広報担当者の専門性向上と危機管理広報能力の強化: 平時からのメディアリレーション構築、危機発生時の的確な情報発信スキル、SNSなど新しいメディアへの対応能力など、広報担当者の専門性を高めるための研修や学びの機会を設けることが重要です。
まとめ：危機を乗り越え、信頼を力に。鹿児島の企業が示すべきレジリエンス
鹿児島県で事業を営む私たちにとって、自然災害は避けては通れない宿命とも言えるかもしれません。しかし、そのリスクに正面から向き合い、平時から周到な準備（BCP策定）を行い、有事の際には誠実かつ迅速なコミュニケーション（危機管理広報）を実践することで、企業は危機を乗り越え、むしろステークホルダーからの信頼を深め、より強靭な組織へと成長することができます。
直近でも、新型コロナウイルスの影響で営業ができなくなった会社さんも多いでしょうし、風評被害を受けた鹿児島の事業者さんがいらっしゃったのは記憶に新しいと思います。
いざという時にしっかりと事実と考えを伝える体制を作っておくことが非常に重要と言えます。
重要なのは、「自分たちの会社は大丈夫だろう」という根拠のない楽観論を捨て、常に最悪の事態を想定し、備える謙虚な姿勢です。「もしも」は必ずやってくるという前提に立ち、今日からできる具体的な一歩を踏み出すことが、鹿児島の地で事業を継続し、地域社会と共に発展していくための鍵となるでしょう。
